La méthode pour mener à bien une réorganisation est adaptée aux spécificités et besoins des services. Une unité ou un service peut bénéficier de la démarche de déploiement global ou d’actions ciblées en fonction des besoins exprimés.
Les phases du déploiement
Prise de contact
Présentation de la démarche, proposition d’une planification, entretien structuré pour identifier les besoin, création d’une équipe projet et d’un COPIL.
Préparer le terrain
Immersion dans l’unité et définition des ambitions avec les cheffes et chefs de projet et les membres du COPIL puis lancement du projet lors d’un Kick off. L’objectif du Kick off est de sensibiliser l’équipe projet à la méthode (découverte des bases du Lean, identification des gaspillages et des activités à valeur ajoutée).
Observer les activités
Les équipes projets et chefs de projet observent les activités et les processus organisationnelles durant 2 jours. A la suite des observations, l’équipe identifie des points forts et des pistes d’améliorations permettant de définir des axes prioritaires de travail.
Développer des solutions et définir des standards
Durant environ 3-4 mois, les coachs en transformations accompagnent l’équipe au travers de différents workshops afin de comprendre les problématiques (causes racines), trouver des solutions, qui sont ensuite testées lors de la journée d’essai, puis améliorées. Avant d’être mises en place définitivement sur le terrain (Go-live), des ateliers de formation pour le reste de l’unité sont organisés. Un accompagnement de la part de l’équipe PTP est prévu durant deux semaines après le Go-live.
Garantir la durabilité
Mise en place d’un e-kaizen pour ancrer le processus d’amélioration continue. Les coachs reviennent toutes les 6 semaines environ pour faire le point avec les équipes (reviews et boost-week).
Exemples de solutions
- Visite médico-soignante au lit de la personne soignée
- Tableau patient ou patiente avec la question : « Qu’est ce qui est important pour vous aujourd’hui ? »
- Transmissions en partenariat avec le ou le patient
- Huddles (réunions rapides de l’équipe médico-soignante pour un partage synthétique et complet de toutes les informations pertinentes)
- Visites de sécurité
- Formation et accompagnement aux 5S (méthode de rangement)
