Documents et informations nécessaires à l’engagement au sein des HUG

• La fiche de renseignements personnels dûment remplie et signée 

• Une copie recto/verso de votre pièce d’identité 

• Une photographie couleur, format passeport pour l’établissement de votre badge (format jpg/jpeg, fond neutre) 

• Une copie de votre carte d’assurance maladie suisse ou carte AVS (si vous n’avez aucune de ces pièces, nous vous remercions de nous en informer, nous effectuerons les démarches nécessaires) 

• Une copie de votre carte bancaire suisse (recto-verso) ou une attestation officielle de votre banque suisse

• Un extrait du casier judiciaire suisse standard datant de moins de 3 mois avant votre date d'engagement – dès que possible 

• Un extrait du casier judiciaire suisse spécial datant de moins de 3 mois avant votre date d'engagement (si applicable, merci de vous référer à la pièce jointe dans l’e-mail d’engagement) – dès que possible 

• Une copie de votre CV en français

• Une copie de vos diplômes et spécialisations ou de l’attestation de réussite ainsi que des éventuelles reconnaissances de diplôme(s)

  • La Croix-Rouge effectue les reconnaissances de diplômes étrangers pour les professions de la santé

• Une copie exhaustive de l’ensemble de vos certificats et/ou attestations de travail (y compris pour votre emploi en cours lorsque vous serez en mesure de nous le transmettre), pour le calcul de votre salaire sur la base de vos années d’expérience utiles au poste – attention nous vous précisons que vous êtes dans l’obligation de nous fournir toute pièce utile à cette évaluation, tous les documents transmis a posteriori de votre date d’engagement ne seront pas considérés pour le calcul du salaire à l'engagement 

• Une copie de votre droit de pratique genevois (applicable pour les professions de la santé) 

• Vérification de votre aptitude au travail  

  • Pour les contrats de 3 mois ou plus (inclus CDI) : Avant votre engagement, nous vous remercions de vous présenter en vous inscrivant via le lien suivant (One doc) hug.plus/sante-travail, muni-e du questionnaire médical et du document « ma santé au travail » dûment complétés ainsi que de votre carnet de vaccination afin de faire contrôler votre statut vaccinal. Nous vous remercions de préciser la date du rendez-vous à votre assistant-e RH. 

  • Pour les contrats inférieurs à 3 mois : Avant votre engagement, nous vous remercions de vous présenter auprès de votre médecin-traitant, accompagné de la lettre d’information, afin de nous la retourner ensuite signée. 

Les demandes d’allocations familiales devront être formulées auprès de votre gestionnaire salaire. 

• Une copie des formulaires impôt à la source et Swissdec complétés (pour les permis B et L) 

Si vous êtes déjà en possession d’un permis de séjour 

• Permis de séjour en cours de validité  

Si vous n’êtes pas en possession d’un permis de séjour  

•  Le formulaire M complété  

• Un extrait de votre casier judiciaire de votre lieu de résidence datant de moins de 3 mois – dès que possible 

De plus, nous tenons à souligner la difficulté à trouver un logement tant en Suisse qu’en France voisine. Nous ne pouvons donc que vous encourager à entamer les recherches le plus rapidement possible, étant entendu que la demande de titre de séjour en dépend. Le Welcome Center se tient à votre disposition pour vous aider vos démarches. De plus, sur demande, votre assistant-e RH peut établir une attestation de futur engagement.  

• Un extrait de votre casier judiciaire de votre lieu de résidence datant de moins de 3 mois avant votre date d'engagement – dès que possible 

• Une copie des formulaires impôt à la source et Swissdec complétés  

• Le formulaire accords bilatéraux 

• Une copie de votre ou vos attestations de télétravail de votre ou vos précédents employeurs précisant le taux de télétravail sur l'année civile en cours, le nombre de jours de mission hors Suisse (en France et dans les pays tiers).

Si vous êtes déjà en possession d’un permis de travail 

• Une copie de votre permis de travail 

• Nous vous prions d’annoncer votre changement d’employeur à l’OCPM via le formulaire en ligne. Dès que vous aurez finalisé votre demande de permis, transmis les documents et payé l’émolument demandé, il vous faudra nous transmettre l’e-mail que l’OCPM vous transmettra pour vous confirmer le dépôt et la prise en charge de votre demande. 

Si vous n’êtes pas en possession du permis de travail 

• Nous vous remercions de cliquer sur ce lien.  Il vous sera demandé de renseigner les champs relatifs à votre employeur : 

  • Raison sociale : Hôpitaux universitaires de Genève 

  • Adresse de l’entreprise : Rue Gabrielle-Perret-Gentil 4, 1211 Genève 14 

  • Adresse e-mail :  vous référer au mail indiqué dans la signature de l’e-mail d’engagement 

  • Numéro de téléphone : vous référer au numéro indiqué dans la signature de l’e-mail d’engagement 

  • Adresse du lieu de travail : Préciser l’adresse de votre lieu de travail si elle est différente de celle indiquée au point 2 du formulaire. 

• Dès que vous aurez finalisé votre demande de permis, transmis les documents et payé l’émolument demandé, il vous faudra nous transmettre l’e-mail que l’OCPM vous transmettra pour vous confirmer le dépôt et la prise en charge de votre demande. 

Pour votre information, en tant que travailleur-euse frontalier-ère résidant dans un pays limitrophe (France, Allemagne, Italie, Autriche), vous avez l'obligation d'effectuer un choix formel et irrévocable entre l'assurance-maladie de votre pays de résidence et l'assurance-maladie suisse (LAMal) dans les trois mois qui suivent votre prise d'activité en Suisse. Pour en savoir plus, consultez la page suivante : Assurance-maladie et frontaliers résidant en France. 

De plus, nous tenons à souligner la difficulté à trouver un logement tant en Suisse qu’en France voisine. Nous ne pouvons donc que vous encourager à entamer les recherches le plus rapidement possible, étant entendu que la demande de titre de séjour en dépend. Sur demande, votre assistant-e RH peut établir une attestation de futur engagement afin de vous aider dans vos démarches.  

• Attestation de bonne conduite de votre dernier employeur certifiant que vous avez exercé votre droit de pratique clinique sans faire l’objet de sanctions administratives et/ou de poursuites juridiques durant votre activité professionnelle

Afin d’obtenir la reconnaissance de votre diplôme (si nécessaire) ainsi que votre droit de pratique pour le canton de Genève, à réception de ce message, nous vous laissons le soin d’entreprendre les démarches suivantes (dans l’ordre indiqué) :  

1. Reconnaissance du ou des diplômes - attention délai de réponse d’environ 4 à 5 mois 
   • Déposer une demande de reconnaissance d'un diplôme étranger 
     • Diplôme délivré dans un Etat de l'UE/AELE ou dans le Royaume-Uni
     • Titre postgrade délivré dans un Etat de l'UE/AELE ou dans le Royaume-Uni
     • Diplôme délivré dans un Etat tiers (hors de l'UE/AELE)
     • Titre postgrade délivré dans un Etat tiers (hors de l'UE/AELE) 
2. Autorisation de pratiquer - attention délai de réponse d'environ 5 à 6 semaines. 
   • Demander une nouvelle autorisation de pratiquer 
     • Diplôme de base reconnaissable : Veuillez noter les informations complémentaires suivantes concernant les documents nécessaires détaillés sur la page internet de l’Office cantonal de la Santé (OCS - lien ci-dessus) : 
       • Attestation des ordres nationaux professionnels : Pour les médecins français ou française, l’attestation de bonne conduite peut être demandée directement par e-mail (attestation@cn.medecin.fr). Ce document est nécessaire pour votre dossier de demande de droit de pratique - attention délai de réponse d‘environ 1 à 2 mois ; 
     • Diplômes de base non reconnaissables : Les médecins dans ces cas de figure ne pourront pas compléter de formulaire en ligne. Une facture de CHF 500.-- vous parviendra directement par l'OCS après traitement de votre dossier. Veuillez suivre les instructions détaillées sur la page internet de l'OCS (lien ci-dessus) sous "Conditions spécifiques par profession" et ajouter votre assistant ou assistante RH en copie lors de l'envoi des documents à l'OCS. 

Afin d’avoir un traitement le plus rapide possible, nous vous recommandons d’indiquer la date d’engagement prévue dans les formulaires de demande de reconnaissance de diplôme et d’autorisation de pratiquer.  

Il est essentiel que vous nous informiez au fur et à mesure de l’avancée de vos démarches. En effet, nous ne serons pas en mesure de vous communiquer une date d’engagement définitive, tant que votre dossier complet n’aura pas été déposé à l’OCS. 

Nous nous permettons d’insister sur le fait que nous ne sommes pas autorisés à vous engager, ni à établir votre contrat, tant que vous n’êtes pas en possession d’une autorisation de pratiquer cantonale genevoise.  

• La fiche de renseignements personnels dûment remplie et signée 

• Une copie couleur recto/verso de votre pièce d’identité  

• Une copie de votre permis d’étudiant/étudiante ou l’attestation de formation de l’université  

• Une copie recto-verso de votre carte bancaire suisse (à votre nom) avec l’IBAN en franc suisse ou une attestation officielle de votre banque   

• Une copie carte d’assurance maladie suisse ou de votre carte AVS (si vous n’avez aucune de ces pièces, nous vous remercions de nous en informer, nous effectuerons les démarches nécessaires)

• Une photographie couleur, format passeport pour l’établissement de votre badge (format jpeg, fond neutre)  

Pour toute nationalité hors Suisse 

• Le formulaire certificat immunitaire  

• Une copie de votre permis de séjour (si logement en Suisse) 

• Une copie des formulaires impôt à la source et swissdec complétés (si logement dans un pays en périphérie) 

• Pour les frontaliers français : si le contrat dépasse 90 jours, veuillez également effectuer votre demande de permis frontalier en ligne. Il vous sera demandé de renseigner les champs relatifs à votre employeur : 

  • Raison sociale : Hôpitaux universitaires de Genève 

  • Adresse de l’entreprise : Rue Gabrielle-Perret-Gentil 4, 1211 Genève 14 

  • Adresse e-mail :  vous référer au mail indiqué dans la signature de l’e-mail d’engagement 

  • Numéro de téléphone : vous référer au numéro indiqué dans la signature de l’e-mail d’engagement 

  • Adresse du lieu de travail : Rue Gabrielle-Perret-Gentil 4, 1211 Genève 14 

Dès que vous aurez finalisé votre demande de permis, transmis les documents et payé l’émolument demandé, il vous faudra nous transmettre l’e-mail que l’OCPM vous transmettra pour vous confirmer le dépôt et la prise en charge de votre demande. 

• La fiche de renseignements personnels dûment remplie et signée 

• Une lettre de motivation en français

• Un extrait de votre casier judiciaire de votre lieu de résidence (traduit en français) datant de moins de 3 mois avant votre date d'engagement 

• Une copie de votre (vos) diplôme(s) traduit en français 

• Une photographie couleur, format passeport pour l’établissement de votre badge (format jpeg, fond neutre) 

• Avant votre engagement, nous vous remercions de vous présenter auprès de votre médecin-traitant, accompagné de la lettre d’information, afin de nous la retourner ensuite signée

• La fiche de “confidentialité” dûment remplie et signée