Les projets sont évalués par le Conseil médical d'établissement qui formule une proposition de soutien des projets sélectionnés à l'attention du Comité direction des HUG.
Les responsables des projets sont ensuite informés de la décision du Comité de direction et de la manière d'engager les fonds alloués. Ce cycle de sélection et d'approbation prend environ trois mois.
En fin d'année, le responsable du projet doit transmettre un bref rapport (2-5 pages) au Directeur médical.